Quelles sont les obligations comptables des indépendants ?

Choisir d’être indépendant, c’est opter pour un statut particulier, que vous soyez en micro-entreprise, en entreprise individuelle (EI) ou que vous ayez créé une société. En France, des obligations comptables sont associées à ces différentes formes juridiques, et génèrent des contraintes au quotidien ou de façon ponctuelle dont il faut tenir compte. Voici tout ce que vous devez savoir concernant les obligations comptables des indépendants.

Quelles sont les obligations comptables lorsque l’on est indépendant ?

La liste des obligations comptables des indépendants varie fortement en fonction de la forme juridique pour laquelle ils ont opté afin d'exercer leur activité professionnelle. Les micro-entrepreneurs, en particulier, bénéficient d'un régime fortement simplifié et d'obligations comptables allégées, tandis que les entrepreneurs individuels et les dirigeants de société sont soumis à des contraintes administratives plus importantes.

Par exemple, si vous avez créé une société, vous devez ouvrir un compte bancaire afin d’y déposer votre capital social, mais aussi afin de pouvoir recevoir les paiements de vos prestations et régler vos charges. Une obligation qui ne s’applique pas aux indépendants ayant choisi la micro-entreprise ni aux entreprises individuelles.

Par ailleurs, il existe plusieurs types de comptabilités selon votre statut juridique, dont des comptabilités simplifiées, pensées pour faciliter le quotidien des indépendants :

• la comptabilité applicable aux micro-entrepreneurs ;
• la comptabilité super-simplifiée, qui concerne les entrepreneurs relevant notamment du régime réel simplifié ;
• le régime réel normal.

En fonction du régime applicable par défaut, ou du choix effectué, les obligations du travailleur indépendant en matière de comptabilité peuvent grandement différer.

Quels entrepreneurs doivent ouvrir un compte bancaire professionnel ?

Si vous êtes indépendant et que vous avez décidé de créer une société telle qu’une Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), une Société à responsabilité limitée (SARL) ou une Société par actions simplifiée (SAS), vous êtes tenu.e d’ouvrir un compte bancaire professionnel au moment de la création de votre société, et ce, afin d’y déposer votre capital social.

Sans ouverture d'un compte dédié, vous ne pourrez pas obtenir un certificat de dépôt de fonds, aussi appelé attestation de dépôt de capital social, de la part de votre banque, et vous ne pourrez donc pas vous immatriculer auprès du guichet des formalités des entreprises. Une fois la société immatriculée, toutes les dépenses et les recettes de l'entreprise doivent par ailleurs être centralisées sur un ou plusieurs comptes courants professionnels.

En revanche, si vous êtes en micro-entreprise ou en entreprise individuelle (EI), vous n’êtes pas tenu.e d’avoir un compte bancaire dit "professionnel". Vous pouvez utiliser un seul compte pour vos opérations personnelles et professionnelles, dans la limite d'un certain montant de chiffre d’affaires.

En effet, en tant que travailleur indépendant, vous avez l’obligation de créer un compte dédié à l’activité de votre entreprise, sans que celui-ci ne soit obligatoirement un compte professionnel, si votre chiffre d’affaires a dépassé pendant deux années civiles consécutives un montant de 10 000 €.

Bon à savoir : même en dessous de ce seuil, il est recommandé de créer un compte dédié à son activité professionnelle pour faciliter la gestion de ses finances.

Quelles sont les obligations comptables des micro-entrepreneurs ?

Les micro-entreprises sont soumises à un régime micro-fiscal et micro-social grandement simplifié, par l'intermédiaire des régimes du micro-BIC (Bénéfices industriels et commerciaux) ou du micro-BNC (Bénéfices non-commerciaux).

Si cela vous concerne, vos principales obligations comptables consistent à :

• tenir certains registres obligatoires ;
• déclarer votre chiffre d'affaires.

Vous devez notamment tenir un livre des recettes, qui répertorie les entrées d’argent, et un registre des achats, qui répertorie la totalité de vos achats professionnels lorsque vous êtes commerçant. Par ailleurs, vous devez déclarer votre chiffre d'affaires tous les mois ou tous les 3 mois, en fonction de votre choix, auprès de l'Urssaf.

Bon à savoir : si vous êtes en micro-entreprise, vos charges d’exploitation ne sont pas déductibles. Cependant, vous pouvez profiter d’un abattement forfaitaire en fonction de la nature de votre activité. Par ailleurs, les auto-entrepreneurs ne sont pas soumis à la TVA, à moins que le chiffre d’affaires annuel n’excède un certain plafond.

Quelles sont les obligations comptables des entrepreneurs individuels ?

Vous avez choisi d'exercer votre activité professionnelle en tant qu'entrepreneur individuel ? Dans ce cas, un certain nombre d'obligations comptables vous concernent, dont la complexité dépend du régime d'imposition : normal ou simplifié.

Le régime réel simplifié s'applique aux entreprises redevables de moins de 15 000 € de TVA et dont le chiffre d'affaires entrant dans la catégorie des BIC est inférieur ou égal à :

• 840 000 € pour les activités de vente, de restauration ou de location de logements ;
• 254 000 € pour les autres activités.

À défaut de remplir ces critères, l'entrepreneur individuel est soumis au régime réel normal d'imposition et a des obligations comptables renforcées. Il peut également opter volontairement pour le régime réel normal.

Bon à savoir : le régime de la déclaration contrôlée concerne les activités dont les recettes relèvent des BNC et s'élèvent au maximum à 77 700 € HT. À défaut, le régime spécial BNC s'applique.

Quel que soit votre régime d'imposition, vos obligations comptables incluent :

• la tenue d'un livre journal, qui consiste à enregistrer uniquement les flux de trésorerie entrants et sortants sur le ou les comptes de votre entreprise ;
• la tenue d'un grand livre, rassemblant tous les comptes ;
• l'établissement d'un manuel des procédures comptables.

Qu’en est-il des comptes annuels de votre entreprise ?

Vous avez opté pour le statut d'auto-entrepreneur ? Il est important de noter que les micro-entreprises soumises aux régimes du micro-BIC et du micro-BNC n’ont pas besoin d’établir de comptes annuels.

Pour les autres indépendants, ayant créé une société commerciale ou une entreprise individuelle, trois documents composent les comptes annuels obligatoires : le bilan comptable, le compte de résultat ainsi que l’annexe. Ils doivent être transmis chaque année dans les mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. Ils présentent non seulement l'état du patrimoine de l’entreprise (via son bilan), mais aussi ses résultats (via son compte de résultat).

Les entrepreneurs soumis au régime de la déclaration contrôlée (profession libérale) ou du régime réel simplifié d’imposition (BIC) peuvent néanmoins adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels. Les commerçants concernés peuvent être dispensés d'établir une annexe à leurs comptes annuels et établir une comptabilité super-simplifiée.

Êtes-vous tenu de faire appel à un expert-comptable ?

Quelle que soit la forme juridique choisie, vous n’avez pas pour obligation légale ou réglementaire de faire appel à un professionnel de la comptabilité. Néanmoins, il est vivement conseillé de solliciter l'accompagnement d’un expert-comptable dans le cadre d’une société, et ce, afin d’éviter les erreurs ou les retards dans vos déclarations.

Comment facturer en tant qu’indépendant ?

Vous travaillez en B2B ? En tant qu’indépendant, vous êtes soumis à l’obligation de remettre une facture à vos clients professionnels dans le cadre de ventes et de prestations de services. Votre clientèle est composée de particuliers ? Vous pouvez aussi, dans certaines hypothèses, être obligé de leur délivrer une note.

Pour un professionnel ou une entreprise

Chaque vente avec un professionnel doit donner lieu à l'émission d'une facture. Ce document doit inclure un certain nombre de mentions obligatoires :

• la date de l’émission de la facture ;
• la numérotation de la facture ;
• la date de la vente ou de la prestation de services ;
• l'identité de l’acheteur et du vendeur ou prestataire ;
• le numéro de bon de commande ;
• le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA ;
• le descriptif des produits ou des prestations ;
• les éléments constitutifs du prix : somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises, prix catalogue, majoration ou réduction de prix, etc. ;
• les conditions de paiement.

Pour un client particulier

Dans certaines situations, il est obligatoire de fournir une note à un client particulier.

• Le client en fait la demande.
• La vente s'effectue à distance.
• La vente concerne une livraison intracommunautaire en franchise en base de TVA.
• Il s'agit d'une prestation de services dont le montant est supérieur à 25 € TTC.

Les mentions obligatoires dans le cadre de la facturation d'un particulier sont sensiblement les mêmes que celles des clients professionnels. Il est néanmoins essentiel d'y ajouter la garantie légale de conformité qui s'applique à la vente de certains articles.